Comme l’indique la CNIL, les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment : une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Ce principe de conservation limitée des données personnelles est prévu par le RGPD et la loi Informatique et Libertés.
Comment faire pour respecter ce principe ?
Définir les durées de conservation des données
Pour cela, il existe des circulaires et des référentiels de conservation qui listent les documents produits par les administrations et qui déterminent les durées de conservation et le sort final (destruction, conservation ou tri) des documents.
Instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 JANVIER 2004 – Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945 : https://francearchives.fr/fr/file/9c0f2cc229fd9e3f5a1f12100e67007ae317113c/static_750.pdf
Instruction DAF/2009/018 du 28.08.2009 sur le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales : https://francearchives.fr/fr/file/8229105e7fca3fec9580af165e8de5468076601d/DPACI_RES_2009_018_maj_20170822.pdf
Cette circulaire aborde notamment les domaines d’activités suivants :
- Ressources humaines
- Finances
- Patrimoine mobilier et immobilier
- etc.
Préconisations DGP/SIAF/2014/006 relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques :https://francearchives.fr/fr/file/a6644b65c9b5a7867aa8667fae67a23ff2473948/static_8845.pdf
Cette circulaire aborde notamment les domaines d’activités suivants :
- Urbanisme (permis de construire, déclarations de travaux…)
- Cadastre
- État civil
- Gestion du domaine public, voirie et réseaux
- Action sociale, etc.
Cycle de vie des documents issus des marchés publics : référentiel de conservation :https://francearchives.fr/fr/file/0ccf72759bd6b1529104cbf52a38bed6359db159/Annexe1_note_diaf_referentiel_conservation.pdf
Lister les documents qui vont être proposés à la destruction et procéder à la destruction physique en garantissant la confidentialité des données
Quand vous avez déterminé la durée de conservation et le sort final des données et si ces dernières sont éliminables après vérification dans les différentes circulaires présentées ci-dessus, il faudra alors rédiger un bordereau d’élimination.
Ce bordereau liste les documents qui seront proposés à la destruction. Il doit être validé par l’autorité exécutive de votre structure et le Directeur des archives départementales territorialement compétent. Le visa préalable de la direction des Archives départementales est obligatoire avant toute destruction d’archives publiques (décret n°79-1037, art.16).
Cette procédure permet d’éviter de détruire des documents ayant une valeur juridique ou historique. Suite à la validation du bordereau d’élimination, la destruction des documents doit être opérée de façon à garantir la confidentialité des informations et l’inaliénabilité des archives publiques : la lecture d’informations ou la récupération par des tiers ne doit pas être possible. En conséquence, les procédés de recyclage, par exemple, ne peuvent être employés qu’après une dilacération suffisamment fine pour garantir l’impossibilité de distraction de parties de documents par des tiers et la non-lisibilité des informations. Il faudra ensuite établir un certificat de destruction qui atteste que les documents ont bien été détruits.
Dérogation au principe de durée de conservation limité des données
Attention, comme les administrations publiques produisent par principe des archives publiques, certaines données peuvent donc être conservées définitivement. En effet, le RGPD et les articles 4 (2° et 5°) et 78 de la loi Informatique et Libertés révisée confirment la possibilité de conserver les données au-delà de la durée d’utilité administrative « à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ». Pour déterminer si vous êtes tenu de conserver définitivement telle ou telle donnée, vous pouvez consulter les différentes circulaires présentées ci-dessus. Ainsi, selon les préconisations DGP/SIAF/2014/006, p. 109, les permis de construire d’une commune doivent être conservés définitivement, car ils ont une valeur juridique et historique.
Faire appel à un archiviste
Si vous avez du mal à vous y retrouver dans toutes ces circulaires ou si vous avez besoin d’aide pour rédiger un bordereau d’élimination, vous pouvez vous rapprocher de l’archiviste de votre structure ou du service d’aide à l’archivage du Centre de gestion territorialement compétent ou bien encore des Archives départementales territorialement compétentes. Ils pourront vous aider à trouver l’information dans les circulaires, à rédiger un bordereau d’éliminations ou bien encore vous conseillez dans la mise en place d’une politique d’archivage à l’échelle de votre structure.
Limiter la collecte de pièces justificatives
De nombreuses collectivités demandent régulièrement à ses administrés dans le cadre de démarches administratives la photocopie de pièces justificatives (cartes d’identités, passeports, attestations d’assurances,…).
Nous vous invitons à questionner cette pratique à plusieurs titres :
Le RGPD précise que l’on doit récolter uniquement les données strictement nécessaires à l’objectif du traitement (principe de minimisation). Très souvent, la mairie n’a pas besoin de conserver les différentes pièces justificatives pour pouvoir répondre aux demandes des administrés. En effet, si l’objectif est de vérifier l’identité de la personne, il suffit de viser la pièce présentée, de mentionner au dossier « Pièce d’identité vérifiée : oui/non » et de la rendre à son propriétaire.
Si les pièces justificatives sont indispensables à la mise en œuvre du service, il est impératif de mettre en place des mesures de sécurité qui permettent de protéger ces éléments. Le risque de ce type de conservation est en effet l’usurpation d’identité. Il faut donc conserver ces documents dans une armoire fermée à clef et si une numérisation est effectuée, s’assurer que son accès est protégé et limité aux personnes habilitées.
Enfin, vérifier bien que lorsque la durée de conservation prévue pour ce traitement est arrivé à son terme que les pièces justificatives (papier et numériques) sont détruites.