Ça y est, Nous y sommes ! Depuis le lundi  1er octobre 2018, nous sommes entrés dans le monde du numérique. Tous nos marchés dont le montant est égal ou supérieur à 25000 euros hors taxes doivent désormais être dématérialisés. Il nous appartient en tant qu’acheteur public  de nous imprégner de l’ensemble de l’ensemble obligations à respecter afin d’éviter les couacs de l’ère de la dématérialisation.

Rappel des obligations à respecter depuis le 1er octobre 2018

L’obligation découle de l’article 39 du décret relatif aux marchés publics qui dispose que « Les documents de la consultation sont gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques sur un profil d’acheteur à compter de la publication de l’avis d’appel à la concurrence selon des modalités fixées par arrêté du ministre chargé de l’économie ». Le profil d’acheteur est un site internet ayant les fonctionnalités listées par l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs. La plateforme Marchés-Sécurisés est le profil d’acheteur du SICTIAM et de ses adhérents. Elle contient l’ensemble des fonctionnalités exigées par l’arrêté et permet de rédiger la publicité des procédures en quelques clics.

Cette obligation posée par l’article 41 du décret relatif aux marchés publics prévoit que tous les échanges entre l’acheteur et les opérateurs économiques se fassent par des moyens de communication électronique. Elle fait partie de celles qui vont bouleverser le quotidien de l’acheteur. Plusieurs actes seront impactés par l’obligation d’échange électronique. Sont notamment concernés, les questions réponses intervenues lors de la consultation, les éventuelles modifications du dossier de consultation des entreprises, les différents échanges après la remise des offres (demande précisions ou de compléments des offres, demande régularisation, les différentes notifications aux entreprises (rejet, attribution, déclaration sans suite). Cet article implique également que le retrait du DCE et le dépôt des offres par les opérateurs économiques se fassent par la voie électronique.

Toute offre papier reçue pour les consultations lancées à compter du 1er octobre est irrégulière conformément à l’article 59-1 du décret relatif aux marchés publics si l’on retient la conception actuelle de l’offre[1]. Dans cette hypothèse, cette offre pourra être régularisée au bon vouloir de l’acheteur.

[1] Retrouvez plus de détails dans le moniteur numéro du 15 juin 2018 https://www.lemoniteur.fr/article/le-sort-des-offres-papier-apres-le-1er-octobre-2018.1976864

C’est la véritable nouveauté pour l’acheteur public. Cette obligation est la suite logique de l’article 1er de l’ordonnance du 23 juillet 2015 relatif aux marchés publics. Elle vise à assurer la transparence des procédures de passation des marchés publics et une bonne utilisation des deniers publics. Les acheteurs devront donc mettre à disposition du public l’ensemble des données essentielles listées par l’arrêt du 14 avril 2017 modifié par l’arrêté du 27 juillet 2018. Cette publication se fait actuellement via Marchés-sécurisés, le profil d’acheteur du SICTIAM et de ses adhérents.

Aussi, dans le cas de la génération d’un flux PES marchés, le profil acheteur est en capacité de récupérer les données essentielles mises à disposition depuis le site data.gouv.fr, qui est la plate-forme ouverte des données publiques françaises.

L’article 49 du décret relatif aux marchés publics impose à l’acheteur d’accepter que les opérateurs économiques puissent présenter leur candidature sous la forme d’un Document Unique de Marché Européen (DUME). Par contre, ils ne sont pas tenus de mettre un formulaire DUME à la disposition des opérateurs économiques dans leurs dossiers de consultation. Tout dépend donc des pratiques internes à l’acheteur public.

Premièrement, pour les procédures formalisées (appel d’offre, procédure concurrentielle avec négociation, dialogue compétitif ), l’acheteur ne doit pas exiger des candidats, des documents qu’ils ont produit dans le cadre d’une précédente consultation et qui demeurent valables.

Ensuite, il ne doit pas exiger des candidats de fournir des documents qu’il peut se procurer par le « biais d’un système électronique de mise à disposition d’informations administré par un organisme officiel ou d’un espace de stockage numérique ».[1] Dans cette hypothèse, l’entreprise doit fournir dans son offre, les éléments nécessaires au téléchargement de ces documents.

[1] Article 53 du décret n°360 relatif aux marchés publics

Notre conseil !

La régularisation d’une offre papier est juridiquement risquée dans la mesure où le mode de transmission d’une offre pourrait désormais être contesté par un opérateur économique.

  • Incitez plutôt l’opérateur économique à régulariser le dépôt de son offre avant la date limite de réception
  • Ne pas régulariser une offre papier si vous avez déjà reçu des offres électroniques

Quelques précautions s’imposent pour une dématérialisation des marches publics réussie

Il est conseillé aux acheteurs d’acquérir un outil de rédaction d’un marché public permet à l’acheteur d’assurer la sécurité juridique des documents de la consultation. Tous les éditeurs ont mis à jour leurs logiciels afin de se conformer à l’obligation de dématérialisation. Acquérir un logiciel de rédaction reste donc la solution la plus simple pour être à jour de ses obligations de dématérialisation.

Pour les acheteurs réticents aux logiciels, il faudra prêter attention aux différents modèles de documents de consultation. Il est nécessaire de toiletter le règlement de la consultation afin d’y extraire toutes les mentions relatives au dépôt papier des offres. L’obligation de répondre par la voie dématérialisée peut être indiquée en page de garde du règlement de la consultation pour une meilleure visibilité.

Il convient enfin de prévoir des séances de formations lorsque le besoin se fait ressentir. Le SICTIAM propose des formations 100% Démat à destination de ses adhérents.

Si vous n’avez pas pu participer aux sessions organisées depuis l’été 2018, n’hésitez pas à nous transmettre votre besoin en écrivant à plateforme@sictiam.fr.