Un décret du 9 mai dernier (n°2018-347) précise les conditions de validité de la lettre recommandée électronique au même titre que la lettre recommandée « papier ».

Qu’est-ce que la lettre recommandée électronique ?

La lettre recommandée électronique ou LRE en abrégé, est une lettre recommandée dématérialisée, envoyée depuis un ordinateur.

Jusque là l’encadrement légal des LRE était flou, faisant de ses lettres dématérialisées, un support peu utilisé. Ce décret du 9 mai dernier, qui entrera en vigueur au 1er janvier 2019, pourrait ainsi relancer sa notoriété…

Quelles conditions de validité ?

Un lettre recommandée électronique implique 3 interlocuteurs :

  • l’expéditeur de la lettre,
  • l’entreprise chargée de son acheminement,
  • et le destinataire.

Pour qu’une lettre recommandée électronique soit valide et légalement reconnue, il faut que certaines informations y soient clairement indiquées. Cela inclut :

  • les coordonnées de l’expéditeur (nom ou raison sociale, adresse postale, e-mail);
  • les coordonnées de l’entreprise en charge de l’acheminement du courriel (nom, statut juridique de la structure, adresse postale, e-mail, ….) ;
  • les coordonnées du destinataire (nom, statut professionnel ou privé, adresse postale, e-mail);
  • la présence ou non d’un avis de réception attaché à cette LRE ;
  • l’existence ou non d’une version « papier » de cette LRE ;
  • les garanties fournies par l’entreprise intermédiaire en charge de l’acheminement en cas de perte des données ou de retard de réception par exemple.

A retenir

Un professionnel ne peut en aucun cas refuser la réception d’une lettre recommandée électronique.

A l’inverse, un particulier est informé de l’existence d’une LRE à son intention, sans pour autant en connaître l’expéditeur et peut alors, dans un délais de 15 jours, choisir d’en accepter ou d’en refuser sa réception.

Un particulier peut également demander à recevoir cette LRE par courrier postal et non de manière dématérialisée. A la charge ensuite de l’entreprise intermédiaire de faire les démarches pour lui transmettre la lettre recommandée en version « papier ».

Au moment de l’envoi effectif de la LRE, l’entreprise intermédiaire doit en informer l’expéditeur en lui précisant :

  • le numéro d’envoi,
  • la date et l’heure de dépôt,
  • le nom éventuel du prestataire chargée de l’acheminement de la lettre recommandée « papier » (dans le cas où le destinataire en aurait fait la demande).

L’opérateur intermédiaire doit ensuite conserver toutes les informations relatives à une lettre recommandée électronique pendant 1 an suivant l’envoi.

Pour aller plus loin :