La CNIL rappelle aux maires les bonnes pratiques
La CNIL a récemment émis un rappel à l’ordre à l’encontre du rectorat de l’académie de Normandie et de Madame Sonia KRIMI, députée de la 4e circonscription de la Manche pour avoir utilisé le fichier national « OCEAN », normalement dédié à la gestion des examens et concours scolaires pour l’envoi de courriers de félicitations aux lauréats du baccalauréat.
La CNIL a rappelé que la transmission de ces données par l’académie et leur utilisation par la députée sont illicites, car non prévues lors de la création du fichier « OCEAN » (voir article de la CNIL).
L’utilisation du fichier d’état civil pour adresser des félicitations ou des condoléances
Cette actualité fait écho à une pratique répandue dans les mairies, à savoir l’utilisation du fichier d’état civil pour adresser des félicitations ou des condoléances aux intéressés.
En effet, le maire est le responsable de la tenue des registres d’état civil dans sa commune. Les informations enregistrées (naissance, mariage, …) par le service d’état civil pour les actes ne peuvent être utilisées que pour l’accomplissement de la tenue de ces registres.
Elles ne peuvent donc pas être utilisées par les élus municipaux à des félicitations ou condoléances.
Si la mairie souhaite pouvoir les utiliser pour envoyer un courrier de ce type, il faut mettre en place une demande de consentement.
Il est à noter aussi que ces informations peuvent diffusées dans la presse ou tout autre support uniquement si les personnes concernées ont donné leur accord au moment de l’établissement de l’acte. Dès lors, si les personnes n’ont pas répondu « oui » leurs données ne peuvent pas être diffusées.