Vous avez besoin d’un certificat électronique pour votre collectivité mais ne savez pas comment procéder ? Vous voulez en savoir plus sur les différents types de certificats fournis par le SICTIAM ? Vous ne savez pas quel type de certificat commander pour l’un des agents de votre collectivité ?

Cet article vous aidera à y voir plus clair tant sur les certificats que sur la procédure de commande en ligne.

Un certificat électronique, c’est en réalité une clé USB qui, une fois connectée à votre ordinateur, vous permettra de vous authentifier et signer électroniquement sur des interfaces logicielles telles que :

  • Stela, pour déposer des flux comptables (PES) ou des actes  ;
  • Sesile, pour signer électroniquement vos documents officiels ;
  • SYLAé, pour saisir et signer en ligne des états de présence des contrats aidés.

Le SICTIAM étant opérateur d’enregistrement pour Docusign, nous sommes habilités à commander et remettre 2 types de certificats aux porteurs des collectivités :

  • les certificats dits standards” ou “RGS**” ;
  • les certificats dits qualifiés” ou “RGS*** certifiés eIDAS”.

Les certificats standards RGS**

Les certificats RGS** permettent aux porteurs de :

  • déposer des actes au contrôle de légalité ou des flux PES à la trésorie,
  • saisir et signer en ligne des états de présence des contrats aidés via SYLAé,
  • signer électroniquement des flux et documents divers (hors marchés publics).

Les certificats qualifiés RGS*** certifiés eIDAS

Les certificats électroniques RGS*** certifiés Eidas permettent aux porteurs d’exécuter les mêmes actions que les certificats RGS** standards, mais offrent en plus la possibilité de signer électroniquement des documents inhérents aux marchés publics.

Ainsi, si vous souhaitez commander un certificat pour une personne qui signera des documents liés à des marchés publics, il vous faudra obligatoirement sélectionner un certificat qualifié (RGS*** certifié eIDAS).

Chaque certificat ne peut être récupéré que par son porteur, l’agent à qui il est destiné.

Dans le cas où ce dernier ne pourrait pas se déplacer au SICTIAM, un mandataire peut alors venir en lieu et place du ou des porteur(s) pour récupérer le ou les certificats de la collectivité.

Attention cependant, ce mandataire devra être déclaré AVANT la commande de certificat via le formulaire en ligne. En effet, dès la commande, il vous est demandé de définir qui viendra récupérer le ou les certificats électroniques.

Il vous faut donc impérativement savoir au préalable qui sera en charge de le ou les récupérer.

Une fois désigné, le mandataire sera également en charge de la validation des dossiers de demandes de certificats à la place du représentant légal.

Les pièces à fournir

Pour déclarer un mandataire, vous aurez besoin de certaines informations et pièces justificatives….

  • une adresse e-mail nominative (non générique) du mandataire et du représentant légal ;
  • une copie du procès-verbal ou de la délibération de l’élection du Maire ou du Président de la structure ;
  • une copie de la carte nationale d’identité ou du passeport du mandataire en cours de validité (et valable les 3 mois suivant la date de dépôt du dossier) ;
  • une copie de l’avis de SIREN de moins de 3 mois ; téléchargeable sur le site de l’INSEE” avec votre numéro de SIREN.

La procédure de déclaration

Vous pouvez effectuer une demande de déclaration d’un mandataire directement sur le site du SICTIAM via le formulaire en ligne Commander un certificat électronique”, en cliquant sur la section “Désigner un mandataire”.

Vous devrez ensuite :

  • télécharger le dossier de déclaration à compléter,
  • le compléter en format électronique (pas d’écriture manuscrite),
  • puis recharger l’ensemble des pièces justificatives demandées ainsi que le dossier complété.

Lorsque vous cliquerez sur “Envoyer mon dossier” votre demande sera alors transmise au service en charge du traitement.

Pensez à bien autoriser les e-mails en provenance de dse@eumail.docusign.net dans votre boîte de messagerie afin de vous assurer d’être informé du traitement de votre déclaration de mandataire.

Déclarer un mandataire

Les pièces à fournir

Pour commander un certificat RGS**, vous aurez besoin de certaines informations et pièces justificatives….

  • l’adresse postale de la structure ;
  • une adresse e-mail nominative (non générique) du porteur ;
  • une adresse e-mail nominative (non générique) du représentant légal ou mandataire (certifié au préalable) ;
  • une copie du procès-verbal ou de la délibération de l’élection du Maire ou du Président de la structure ;
  • une copie de la carte nationale d’identité ou du passeport du porteur en cours de validité (et valable les 3 mois suivant la date de dépôt du dossier) ;
  • une copie de l’avis de SIREN de moins de 3 mois, téléchargeable sur le site de l’INSEEavec votre numéro de SIREN.

La procédure de commande

Vous pouvez effectuer une demande de certificat directement sur le site du SICTIAM via le formulaire en ligne Commander un certificat électronique”, en cliquant sur la section “Déposer / Signer des Actes, des PES, Mail, Sylaé (certificat RGS**)”.

Vous devrez ensuite :

  • indiquer qui sera en charge de la récupération du/des certificats ;
  • télécharger le dossier de demande de certificat à compléter ;
  • le compléter électroniquement (pas d’écriture manuscrite) ;
  • puis recharger l’ensemble des pièces justificatives demandées ainsi que le dossier complété.

Lorsque vous cliquerez sur “Envoyer mon dossier” votre demande sera alors transmise au service en charge du traitement.

Pensez à bien autoriser les e-mails en provenance de dse@eumail.docusign.net dans votre boîte de messagerie afin de vous assurer d’être informé de la mise à disposition de votre/vos certificat(s).

Commander un certificat

Les pièces à fournir

Pour commander un certificat RGS*** certifié eIDAS, vous aurez besoin de certaines informations et pièces justificatives….

  • l’adresse postale de la structure ;
  • le numéro de téléphone portable du porteur ;
  • le numéro de téléphone portable du représentant légal ou mandataire ;
  • l’adresse e-mail nominative (non générique) du porteur ;
  • l’adresse e-mail nominative (non générique) du représentant légal ou mandataire (certifié au préalable) ;
  • une copie du procès-verbal ou de la délibération de l’élection du Maire ou du Président de la structure ;
  • une copie de la carte nationale d’identité ou du passeport du porteur en cours de validité (et encore valable les 3 mois suivant la date de dépôt du dossier) ;
  • une copie de l’avis de SIREN de moins de 3 mois ; téléchargeable sur le site de l’INSEEavec votre numéro de SIREN.

La procédure de commande

Vous pouvez effectuer une demande de certificat directement sur le site du SICTIAM via le formulaire en ligne Commander un certificat électronique”, en cliquant sur la section “Déposer / Signer des Actes, des PES, Mail, Sylaé et signer des Marchés Publics (certificat RGS*** certifié eIDAS)”.

Vous devrez ensuite :

  • indiquer qui sera en charge de la récupération du/des certificats ;
  • télécharger le dossier de demande de certificat à compléter ;
  • le compléter électroniquement (pas d’écriture manuscrite) ;
  • puis télécharger l’ensemble des pièces justificatives demandées ainsi que le dossier complété.

Lorsque vous cliquerez sur “Envoyer mon dossier” votre demande sera alors transmise au service en charge du traitement.

Pensez à bien autoriser les e-mails en provenance de dse@eumail.docusign.net dans votre boîte de messagerie afin de vous assurer d’être informé de la mise à disposition de vos/votre certificat(s).

Commander un certificat

Lorsque vous nous aurez transmis tous les documents via le formulaire de commande en ligne, si les pièces fournies sont conformes, vous recevrez un e-mail du SICTIAM vous confirmant que votre dossier est complet et qu’il part en traitement chez notre prestataire Docusign.

Vous recevrez ensuite un second e-mail provenant du service CerID “dse@eumail.docusign.net”, notre prestataire de commande des certificats électroniques, vous demandant de signer électroniquement votre dossier.

Attention, à compter de la réception de l’e-mail, le dossier est disponible à la signature pour une durée de 29 jours maximum. Au-delà, la commande est annulée. Il est donc important de veiller à bien autoriser les e-mails en provenance de dse@eumail.docusign.net dans votre boîte de messagerie.

Pour signer électroniquement votre dossier, le porteur ET le réprésentant légal OU le mandataire de votre collectivité doivent tous deux suivre à tour de rôle la procédure suivante….

  • Ouvrez l’e-mail du service CertID de “dse@eumail.docusign.com” ayant pour objet “[SICTIAM][OFFICE] Demande de certificat pour XX (nom collectivité)”.
  • Copiez le code d’accès indiqué dans le corps du mail.
  • Cliquez sur le bouton “EXAMINER LES DOCUMENTS” afin d’accéder à la page web de Docusign.

  • Sur la page web qui s’est ouverte, collez alors le code d’accès (copié précédemment) dans le champ prévu à cet effet.
  • Puis cliquez sur le bouton “VALIDER” pour accéder à l’écran suivant.

  • Cliquez ensuite sur le bouton “CONTINUER” pour afficher le contenu de votre dossier.
  • Vérifiez les informations qui y figurent.

  • Cliquez à nouveau sur le bouton “CONTINUER”.
  • Puis cliquez sur le bouton “Signer” afin que votre signature électronique s’appose automatiquement dans le champ prévu à cet effet.
  • Et cliquez sur le bouton “CONTINUER”.

  • Renseignez alors le code de validation présent dans l’e-mail provenant du service CerID “certid@docusign.com” ou reçu par SMS si vous avez indiqué un numéro de téléphone portable dans votre dossier.
  • Cochez la case vous informant des conditions.
  • Puis cliquez sur “Signer”.

  • Une page de confirmation apparait alors pour vous informer de la prise en compte de votre signature électronique.
  • Cliquez sur le bouton “CONTINUER” afin de faire passer votre dossier à l’étape de signature par le représentant légal ou le mandataire.

Le représentant légal OU le mandataire doit ensuite répéter la même procédure pour signer électroniquement à son tour le dossier.

Attention, à compter de la réception de l’e-mail de Docusign, contenant les codes de validation et d’activation, le dossier est disponible à la signature pour une durée de 29 jours maximum. Au-delà, la commande est annulée.

Vous serez informé, dans les jours qui suivent la signature électronique de votre dossier, par un retour d’e-mail en provenance du SICTIAM, de la mise à disposition du(des) certificat(s) au SICTIAM.

Le porteur ou le mandataire pourra alors venir dans nos locaux pendant les horaires d’ouverture du SICTIAM.

Nos coordonnées :

SICTIAM – Business Pôle 2
1047, route des Dolines
06905 SOPHIA-ANTIPOLIS

Les horaires du SICTIAM :

Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h00.

Lorsque vous aurez récupéré votre certificat électronique, vous devrez alors installer des pilotes sur votre ordinateur afin de pouvoir utiliser votre clé sécurisée. Pour ce faire, il vous suffit de suivre les instructions suivantes…

  • Téléchargez le pilote correspondant à votre système d’exploitation :
  • Téléchargez et suivez le guide d’installation ci-dessous :

L’adresse e-mail nominative

Il s’agit d’une adresse e-mail qui vous est propre et qui comporte obligatoirement votre nom de famille.

Les adresses génériques de service ou de contact des collectivité telles que contact@collectivité.fr ou service.administratif@collectivité.fr ne sont pas acceptées.

Sachez que vous pouvez transmettre une adresse e-mail personnelle, non professionnelle. Celle-ci ne sera en effet utilisée que dans le cadre de votre commande et uniquement pour vous informer de la mise à disposition de votre certificat électronique.

L’avis de SIREN

Votre avis de SIREN doit être daté de moins de 3 mois au moment où vous faites votre demande de certificat.

Sachez que vous pouvez télécharger ce document sur le “site de l’INSEEen renseignant simplement le numéro de SIREN de votre structure (9 chiffres).

Aperçu du site de l’INSEE pour l’obtention d’un avis de SIREN (écran 1)
Aperçu du site de l’INSEE pour l’obtention d’un avis de SIREN (écran 2)

Le procès-verbal d’élection

Il s’agit du document attestant de la proclamation du Maire ou du Président de votre collectivité.

1. Déclaration d’un mandataire (si nécessaire)

2. Commande de certificat électronique

3. Réception d’un mail de confirmation du SICTIAM informant que votre dossier est complet et part en traitement chez Docusign.

4. Réception d’un mail de Docusign “dse@eumail.docusign.com” vous demandant de signer électroniquement votre dossier.

5. Signature électronique du dossier par le porteur ET le représentant légal ou mandataire afin d’enclencher la fabrication de votre certificat.

6. Réception d’un mail du SICTIAM vous informant de la mise à disposition de votre certificat dans les locaux du SICTIAM.

7. Récupération du certificat par le porteur ou le mandataire désigné.

8. Installation des pilotes sur l’ordinateur du porteur afin de pouvoir faire fonctionner la clé du certificat.

Commander un certificat ou déclarer un mandataire