Les élections municipales 2020 approchent et vous vous posez des questions notamment par rapport aux certificats électroniques des élus et/ou des personnes en charge de la télétransmission au contrôle de légalité, mais aussi sur la signature des fichiers PES.

Dans cette perspective, vous trouverez ci-dessous quelques éléments de réponse utiles.

 

Les actes

Comment faire pour continuer à télétransmettre les actes soumis au contrôle de légalité ?

Cas 1 : l’agent télétransmetteur possède un certificat

Les agents qui disposent déjà d’un certificat personnel RGS** (en leur nom) pourront continuer à déposer des actes avant, pendant et après les élections. C’est pourquoi nous vous conseillons fortement d’équiper les agents télétransmetteurs d’un certificat qui leur soit propre.

Cas 2 : l’élu télétransmetteur possède un certificat

S’il est réélu, il pourra continuer après les élections à déposer les actes. Dans le cas contraire, le certificat devra être révoqué impérativement.

Pour ne pas vous retrouver dans l’impossibilité d’envoyer vos actes, privilégiez l’acquisition d’un certificat pour un agent de la collectivité.

A noter : si vous ne possédez pas de certificat autre que celui du maire ou d’un autre élu qui ne se représente pas (ou n’est pas réélu en mars), merci de vous rapprocher de l’équipe Démat du SICTIAM car une commande de certificat au nom d’un agent, d’une secrétaire de mairie est nécessaire à condition que le représentant légal (Maire, Président) l’autorise.

 

Les collectivités doivent-elles faire l’acquisition d’un nouveau certificat au nom d’un agent ?

Si un agent administratif possède déjà un certificat électronique, non, ce n’est pas nécessaire. Il peut et doit continuer à déposer les actes au contrôle de légalité avant et après les élections.

 

Les collectivités doivent-elles attendre la désignation du nouveau maire pour faire l’acquisition du certificat pour un agent ?

Non. Il est vivement conseillé que les agents en charge de la télétransmission aient à disposition un certificat pour déposer les actes soumis au contrôle de légalité. Dans le cas où le maire ne serait pas réélu, l’agent pourra continuer à déposer les actes.

 

Les flux comptables

Comment faire pour les flux PES qui doivent être signés par les élus ?

Cas 1 : Un nouveau maire est élu

Ce dernier devra disposer de son propre certificat électronique. Les délais administratifs seront automatiquement plus longs (commande de certificat). La DGFIP pourra très rapidement fournir un certificat de signature temporaire au nom du nouveau maire le temps que vous lanciez une commande de certificat auprès du SICTIAM. Il s’agira d’un certificat qui s’installe directement sur l’ordinateur du porteur, il n’y a pas de matériel associé. L’équipe Démat du SICTIAM peut vous aider à installer ce type de certificat DGFIP.

 

Cas 2 : Le maire sortant est réélu

Ce dernier pourra continuer à utiliser son certificat actuel et cela jusqu’à sa date d’échéance.

 

Cas 3 : Le maire sortant n’est pas réélu

Son certificat devra être révoqué.

 

Conclusion


Les certificats électroniques en cours de validité (agent ou élu) ne seront pas révoqués automatiquement.
Toute demande de révocation doit être adressée par mail à plateforme@sictiam.fr
Il convient d’indiquer les nom, prénom, mail du porteur ainsi que la référence de la clef (écrit sur la clé).

Dès le lendemain des élections, le maire sortant non réélu ne pourra plus légalement utiliser son certificat personnel (ni pour les actes, ni pour les PES).

Pour rappel, l’utilisation du certificat est strictement personnelle. Un agent ne doit pas utiliser le certificat à la place d’un élu (code PIN confidentiel).

Pour les nouveaux élus, aucune commande ne pourra avoir lieu avant qu’une désignation officielle (délibération, PV d’élection) du représentant ait eu lieu.


Le SICTIAM se dimensionnera pour répondre au pic des demandes de certificats afin d’équiper au plus vite les nouveaux élus.
A partir de la mi-février, le SICTIAM sera en mesure de créer à nouveau des certificats CHAMBERSIGN.