Madis est le logiciel qui vous permet d’effectuer la saisie des registres, de documenter votre mise en conformité et de piloter sa mise en œuvre.

Dans ce deuxième volet des fonctionnalités, pour vous aider à mieux comprendre Madis, nous ferons un focus sur l’onglet en haut à gauche dans le menu : Sous-traitants.

Pour rappel un sous-traitant est un prestataire de service qui traite des données à caractère personnel pour le compte, sur instruction et sous l’autorité du responsable de traitement.

Le registre des sous-traitants vise à recenser les sous-traitants de votre collectivité et d’effectuer le suivi de leur conformité au RGPD qui sont à cocher le cas échéant :

  • clauses contractuelles vérifiées (Obligatoire)
  • a adopté les éléments de sécurité nécessaires
  • tient à jour un registre des traitements
  • envoi des données hors Union Européenne

Pour recenser ces éléments ci-dessus, nous vous proposons le courrier type à transmettre à vos sous-traitant et qui peut être téléchargé sur le paddlet RGPD SICTIAM (catégorie « Ressources à télécharger » ) : https://padlet.com/RGPD_SICTIAM/DPO_Outils

Vous retrouvez sur votre tableau de bord l’état d’avancement du suivi de conformité de vos sous-traitant.

Il est important de recenser vos sous-traitants en premier lieu car ils s’affichent dans les fiches de traitements. Il vous suffira alors de sélectionner les sous-traitants rattachés au traitement en question.