Afin de fournir un tarif le plus attractif possible, et une prestation de qualité, nous avons engagé une démarche mutualisée.
La numérisation des actes d’état civil peut être réalisée pour plusieurs communes au sein de différents lieux centralisateurs.
Pour être « commune centralisatrice », il suffit de mettre à disposition un local pour l’équipe des collaborateurs Numérize, notre partenaire : lui réserver une pièce sécurisée fermant à clé, avec 3 ou 4 tables, et si possible avec des volets ou des stores afin de numériser dans le noir.
Comment la démarche se construit elle ?
PHASE 1 Demander un devis et créer un bon de commande
Un formulaire UNIQUE à renseigner pour préparer son devis (immédiatement).
Le SICTIAM recense l’ensemble des besoins du Territoire d’ici avril 2018, il organise les prestations, et le planning qui sera communiqué aux communes ainsi qu’au Tribunal de Grande Instance dont la commune dépend.
Les numérisations seront réalisées en avril-mai 2018 par le prestataire NUMERIZE.
Attention ! Seule la formalisation d’un bon de commande sur le site du SICTIAM permettra la planification et validera vos souhaits d’intervention.
PHASE 2 La commune a son ordre d’intervention (planning)
L’élu en charge du dépôt dépose les registres dans une/des caisse(s) ou carton(s) solide(s) sur le lieu centralisateur.
Les registres sont déposés le lundi matin ou le mercredi matin (ils seront indisponibles 3 jours).
Un bordereau de réception NUMERIZE faisant état des registres et des volumes sera renseigné au moment du dépôt.
PHASE 3 Traitement de la numérisation
Les registres sont numérisés par 2 à 3 opérateurs à la vitesse de 50 000 à 60 000 actes par semaine.
La commune est informée de l’achèvement de la numérisation pour la récupération des registres par le prestataire.
A l’issue de la numérisation un bordereau de retour validera le nombre final effectif des actes numérisés.
PHASE 4 Intégration dans votre logiciel de l’Etat-Civil
Le traitement des images pour permettre l’intégration dans vos logiciels Etat-Civil sera réalisé dans un délai de 5 semaines. Selon le logiciel utilisé, le SICTIAM vous propose différentes solutions pour la phase finale d’intégration.