Tous les mois, nous vous apportons un éclairage sur une fonctionnalité de Madis, l’interface dédiée au pilotage de votre mise en conformité RGPD.

Pour faire suite aux deux premiers volets, qui étaient dédiées au le registre de traitement et le registre des sous-traitants, ce mois-ci nous proposons un focus sur l’onglet Demandes, que l’on retrouve à gauche dans le menu.

Dans ce tableau de bord on retrouve toutes les demandes formulées, complètes ou incomplètes, en cours, ayant été traitées, ou encore refusées.

 

Pourquoi Demande ? L’article 15 du RGPD précise que toute personne physique peut accéder aux données qui la concernent.

Pratique : La Cnil propose une fiche synthèse pour savoir comment répondre à une demande.

Lorsque vous cliquez sur cet onglet (A) vous accédez à la liste des demandes recensées précédemment enregistrées vous permettant donc, de les consulter ou de les modifier en cliquant (C) dans la colonne « Actions » à droite.

 

Pour créer une nouvelle demande, cliquez (B) en haut à gauche sur nouvelle demande, comme indiqué ci-dessous.

Dans la première fenêtre appelée Demande on doit cocher l’objet de la demande : doit être en correspondance à la demande, puis renseigner la date et le motif précis de la démarche.

Lorsque la demande est suffisamment précise pour y répondre et que l’identité du demandeur est vérifiée vous pouvez cocher la case « Demande complète ».

De même lorsque la personne concernée est la personne qui fait la demande ou est le tuteur dument habilité à faire la demande, vous pouvez cocher la case « Demandeur légitime ».

A partir du moment où la demande est pertinente et proportionnée et qu’elle repose sur une base légale, vous pouvez cocher la case « Demande légitime ».

Dans la fenêtre réponse apportée, vous pouvez renseigner l’état de la demande grâce au menu déroulant qui permet d’être précis dans l’avancement et le déroulement du traitement, à savoir :

  • A traiter
  • En attente confirmation identité de la personne
  • En attente de précision sur la demande
  • En attente de réponse d’un service
  • Demande traitée et clôturée
  • Demande refusée

Les champs du dessous permettent de dater et de renseigner par quel moyen la réponse a été remise.

Dans la partie de droite, l’identité du demandeur ainsi que ses coordonnés seront à inscrire.

NB : par défaut la case « Est la personne concernée » est pré cochée.

Elle sera à décocher si le demandeur n’est pas la personne concernée par les données en question.

 

ET pour conclure, n’oubliez pas de cliquer sur « Soumettre » pour valider votre saisie.

Le mois prochain, un focus sera fait sur l’onglet « Violations ».